Guide Administrateur — MULCV Oumé

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Gestion des utilisateurs

La gestion des comptes utilisateurs est accessible uniquement aux administrateurs. Vous pouvez créer, modifier, désactiver et supprimer des comptes depuis le panneau d'administration.

1.1 Créer un compte utilisateur

📸 Le formulaire de création s'ouvre dans une page dédiée. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge. Le sélecteur de rôle affiche les trois options : Admin, Consultation, Agent.

Renseignez les champs suivants :

Nom de famille Obligatoire
Tel qu'il apparaîtra dans les documents générés.
Prénom Obligatoire
Premier prénom ou prénoms composés.
Email Obligatoire
Doit être unique dans le système. Servira d'identifiant de connexion.
Mot de passe Obligatoire
8 caractères minimum. Doit être confirmé dans le champ suivant.
Confirmation du mot de passe Obligatoire
Doit correspondre exactement au mot de passe saisi.
Rôle Obligatoire
Sélectionnez parmi : Admin, Consultation, Agent (voir détail ci-dessous).

Les trois rôles disponibles et leurs niveaux d'accès :

Rôle	Niveau d'accès	Restrictions
⚙ Admin	Accès total à toutes les fonctionnalités, y compris la gestion des utilisateurs, les paramètres et les référentiels.	Aucune restriction. Peut tout créer, modifier et supprimer.
👁 Consultation	Accès lecture seule à l'ensemble des données du système.	Ne peut pas créer, modifier ni supprimer d'enregistrement.
🧑‍💼 Agent	Accès limité aux modules explicitement assignés par l'administrateur.	Peut créer et modifier dans ses modules. N'a pas accès à l'administration.

ℹ️ Après la création, l'utilisateur peut se connecter immédiatement avec l'email et le mot de passe fournis. Communiquez ces informations de manière sécurisée (de préférence en personne ou par canal chiffré).

1.2 Donner accès à un utilisateur (modules pour le rôle Agent)

Pour un utilisateur ayant le rôle 🧑‍💼 Agent, vous devez définir quels modules il peut utiliser. Cette section n'apparaît que lorsque le rôle sélectionné est Agent.

📸 En bas du formulaire d'édition, une section intitulée "Modules autorisés" apparaît avec une liste de cases à cocher. Elle est masquée si le rôle est Admin ou Consultation.

Cochez les cases correspondant aux modules à accorder :

📂 Registres Accès aux Lotissements, Lots, Propriétaires et Mutations. Permet la création et la modification.

✅ Lots approuvés Accès aux lotissements dont le statut est "Approuvé" uniquement.

🔲 Lots non approuvés Accès aux lotissements non encore approuvés uniquement.

📄 ACD Dossiers d'Acte de Concession Définitive — création, suivi par étapes et import Excel.

🏗️ PC Permis de Construire — création, suivi et import de dossiers.

🔍 Vérification Accès à la section Consultation → Vérification de lot.

📊 États / Rapports Accès à la section Consultation → États et Rapports statistiques.

⚙️ Référentiels Gérer les listes de valeurs : types de lotissement, statuts, usages, communes, quartiers… Donne accès à la section Collaboration → Référentiels.

📝 Templates documents Créer, modifier et téléverser les templates Word utilisés pour la génération automatique des documents officiels. Donne accès à Collaboration → Templates documents.

⚠️ Un utilisateur Admin et un utilisateur Consultation ont automatiquement accès à tous les modules — la section "Modules autorisés" n'apparaît donc pas pour ces rôles.

1.3 Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur

En cas d'oubli de mot de passe ou de nécessité de sécurisation, l'administrateur peut réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur directement depuis la liste.

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Localiser l'utilisateur

Dans la liste des utilisateurs, repérez la ligne de l'utilisateur concerné. Cliquez sur l'icône 🔑 (clé) dans la colonne "Actions".

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Saisir le nouveau mot de passe

Une fenêtre modale s'ouvre. Entrez le nouveau mot de passe (min. 8 caractères) et sa confirmation dans les deux champs prévus.

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Confirmer la réinitialisation

Cliquez sur "Réinitialiser". Le changement est immédiat. La session active de l'utilisateur n'est pas interrompue automatiquement.

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Communiquer le nouveau mot de passe

Le système n'envoie pas d'email. Transmettez le nouveau mot de passe à l'utilisateur manuellement par un canal sécurisé.

🔒 Ne communiquez jamais les mots de passe par messagerie non chiffrée. Demandez à l'utilisateur de changer son mot de passe dès sa prochaine connexion.

1.4 Activer / Désactiver un compte

Un compte désactivé ne peut plus accéder au système. Cette action est réversible à tout moment.

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Ouvrir la fiche utilisateur

Cliquez sur le bouton "Modifier" (icône crayon) dans la liste des utilisateurs.

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Basculer le toggle "Compte actif"

Le commutateur en haut du formulaire indique l'état actuel du compte. Cliquez dessus pour changer l'état (vert = actif, gris = inactif).

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Enregistrer

Cliquez sur "Enregistrer". La modification est immédiate : si l'utilisateur est connecté, il sera bloqué à sa prochaine action.

ℹ️ Lorsqu'un utilisateur désactivé tente de se connecter, il reçoit le message : "Votre compte est désactivé. Contactez l'administrateur."

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Import Registre Lotissement Approuvé (Word)

Cette fonctionnalité permet d'importer un registre de lotissement approuvé existant depuis un document Word (.docx). Elle est conçue pour les lotissements dont le registre officiel a été constitué sous format Word avec des tableaux de lots et de propriétaires.

📌 Cette opération est réservée aux lotissements approuvés. Pour les lotissements non approuvés, utilisez la procédure d'import Excel (section 3).

2.1 Procédure d'import

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Accéder au lotissement cible

Dans la liste des lotissements, cliquez sur le nom du lotissement approuvé pour ouvrir sa page de détail.

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Cliquer sur "Importer registre Word (.docx)"

Le bouton se trouve dans la barre d'actions en haut de la page de détail du lotissement.

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Sélectionner le fichier .docx

Taille maximale : 10 Mo. Seuls les fichiers .docx sont acceptés. Vérifiez que le document n'est pas protégé par un mot de passe.

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Lancer l'import

Cliquez sur "Importer". Le traitement peut prendre quelques secondes selon la taille du document.

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Consulter les résultats

Un récapitulatif indique : nombre de lots créés, propriétaires créés, mutations détectées et lignes ignorées.

📸 Le récapitulatif d'import affiche un tableau à quatre lignes : Lots créés / mis à jour, Propriétaires créés, Mutations créées, Lignes ignorées. Les erreurs éventuelles sont listées en dessous avec le numéro de ligne concerné.

2.2 Structure attendue du document Word

Le système analyse automatiquement tous les tableaux présents dans le document. Pour être correctement traités, les tableaux doivent respecter la structure suivante :

Une cellule contient "ILOT X" ou "ÎLOT X" (X = numéro d'îlot)
La ligne d'en-tête contient "NOM" dans la colonne 2 (détection automatique)
Les lignes de données suivent immédiatement l'en-tête
Les cellules fusionnées pour l'îlot sont correctement résolues par le système

2.3 Description des colonnes

Colonne	Contenu	Statut
NOM & PRÉNOMS	Nom complet du propriétaire	Obligatoire
ILOT	Numéro de l'îlot	Obligatoire
LOT	Numéro du lot	Obligatoire
N° ENRGT	Numéro d'enregistrement	Optionnel
DATE ET.	Date d'établissement	Optionnel
PIÈCES	Type de pièce d'identité	Optionnel
N°	Numéro de la pièce d'identité	Optionnel
DATE ET. (2e)	Date de la pièce d'identité	Optionnel
CONTACTE	Numéro de téléphone	Optionnel
ENREG. LE	Date d'enregistrement	Optionnel

2.4 Gestion automatique des mutations

⚠️ Si la cellule du nom contient "CEDE A", le système interprète cette ligne comme une mutation (cession) et crée automatiquement un enregistrement de mutation liant l'ancien et le nouveau propriétaire.

2.5 Règles de traitement

Les lots déjà existants dans le lotissement sont mis à jour, non dupliqués
Les propriétaires sont créés s'ils n'existent pas (recherche par nom exact)
Les lignes avec un nom vide sont ignorées automatiquement
Conservez toujours le document Word original à titre de référence légale

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Import Registre Lotissement Non Approuvé (Excel)

Cette procédure est destinée aux lotissements non approuvés dont le registre est tenu sous forme de tableur Excel. Le fichier doit respecter le modèle standard défini par la MULCV (mêmes colonnes que le registre original).

📌 Formats acceptés : .xlsx et .xls. Le fichier peut contenir des lignes de titre ou d'en-tête avant les données — le système les ignore automatiquement.

3.1 Procédure d'import

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Ouvrir la page du lotissement

Dans la liste des lotissements, cliquez sur le nom du lotissement non approuvé pour ouvrir sa page de détail.

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Cliquer sur "Importer registre Excel (.xlsx)"

Le bouton est visible dans la barre d'actions en haut de la fiche lotissement. Il n'est affiché que pour les lotissements non approuvés.

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Sélectionner le fichier .xlsx ou .xls

Assurez-vous que le fichier est conforme au modèle standard et que les colonnes sont dans le bon ordre (voir tableau ci-dessous).

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Lancer l'import

Cliquez sur "Importer". Le traitement s'effectue côté serveur.

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Vérifier les résultats

Un rapport affiche les créations, mises à jour, mutations et erreurs éventuelles avec les numéros de lignes concernées.

📸 La boîte de dialogue d'import affiche une barre de progression puis un récapitulatif : Lignes traitées, Lots créés, Propriétaires créés, Mutations créées, Lignes ignorées / erreurs.

3.2 Structure des colonnes — ordre à respecter

🚨 L'ordre des colonnes est impératif. Le système utilise les positions (Col 1, Col 2, etc.) et non les noms d'en-tête. Ne réorganisez pas les colonnes.

Position	En-tête attendu	Champ importé	Statut
Col 1	N° ORDRE	Numéro d'ordre (ignoré à l'import)	Optionnel
Col 2	NOM & PRÉNOMS	Nom du propriétaire	Obligatoire
Col 3	ILOT	Numéro de l'îlot	Obligatoire
Col 4	LOT	Numéro du lot	Obligatoire
Col 5	N° ENRGT	Numéro d'enregistrement	Optionnel
Col 6	DATE ET.	Date d'établissement	Optionnel
Col 7	PIÈCES	Type de pièce d'identité	Optionnel
Col 8	N°	Numéro de la pièce d'identité	Optionnel
Col 9	DATE ET.	Date de la pièce d'identité	Optionnel
Col 10	CONTACTE	Numéro de téléphone	Optionnel
Col 11	ENREG. LE	Date d'enregistrement	Optionnel

3.3 Détection de l'en-tête

Le système identifie automatiquement la ligne d'en-tête en recherchant la première ligne où la colonne 2 contient "NOM". Toutes les lignes situées au-dessus (zone de titre, logo, références, etc.) sont ignorées. Les données sont lues à partir de la ligne suivant l'en-tête détecté.

3.4 Règles de traitement

Si "CEDE A" apparaît dans le nom → une mutation est automatiquement créée
Les lignes avec un nom vide sont ignorées automatiquement
Les lots existants sont mis à jour, non dupliqués
Les propriétaires sont créés s'ils ne sont pas trouvés par nom exact

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Templates de documents

Les templates de documents permettent de générer automatiquement des documents officiels (arrêtés ACD, attestations, courriers) à partir des données du système, en fusionnant les informations du dossier dans un modèle Word prédéfini.

4.1 Charger un nouveau template

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Préparer le fichier .docx

Créez votre document Word avec la mise en page souhaitée. Insérez les variables de fusion (placeholders) aux emplacements où les données doivent apparaître.

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Accéder à la gestion des templates

Depuis le menu Administration → Templates documents, cliquez sur "Nouveau template".

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Renseigner le nom et le type

Donnez un nom clair au template (ex : "Arrêté ACD 2026") et sélectionnez le type de document associé.

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Téléverser le fichier

Sélectionnez le fichier .docx et cliquez sur "Enregistrer". Le template est immédiatement disponible pour la génération.

📸 La liste des templates affiche : Nom, Type, Date de mise à jour, Aperçu (.docx téléchargeable) et les boutons Modifier / Supprimer. Un badge vert "Actif" indique les templates disponibles à la génération.

4.2 Variables de fusion disponibles

Insérez ces placeholders dans votre document Word exactement tels qu'ils apparaissent (accolades doubles incluses). Ils sont remplacés automatiquement lors de la génération.

{{'{'}}{{'{'}}reference{{'}'}}{{'}'}} Référence du dossier

{{proprietaire}} Nom du propriétaire

{{lot}} Référence du lot

{{lotissement}} Nom du lotissement

{{superficie}} Superficie du lot (m²)

{{date_depot}} Date de dépôt du dossier

{{nom_responsable}} Nom du responsable DDU

{{titre_responsable}} Titre du responsable

{{nom_prefet}} Nom du préfet

{{date_jour}} Date du jour (auto)

4.3 Générer un document depuis un dossier

Depuis la page de détail d'un dossier ACD ou PC, cliquez sur le bouton "Générer document". Sélectionnez le template souhaité dans la liste déroulante, puis confirmez. Le document .docx généré est téléchargé immédiatement.

⚠️ Si un placeholder n'est pas renseigné dans les données du dossier, il apparaîtra vide dans le document généré. Vérifiez la complétude des données avant de générer le document final.

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Paramètres de la Direction

Cette section centralise toutes les informations institutionnelles et visuelles utilisées dans les documents générés, les en-têtes et les formulaires du système.

📸 La page est organisée en onglets ou sections déroulantes : Hiérarchie administrative, Responsables, Visuels, Textes légaux, Contact support. Chaque section a son propre bouton "Enregistrer".

5.1 Hiérarchie administrative

Ministère
Intitulé complet du ministère de tutelle.
Direction Régionale
Intitulé de la direction régionale compétente.
Direction Départementale
Intitulé de la direction départementale (MULCV Oumé).
Circonscription foncière
Délimitation administrative de compétence.

5.2 Responsables

Nom du responsable — Nom et prénom complets
Fonction — Titre officiel (ex : Directeur Départemental)
Téléphone — Numéro de contact principal
Email — Adresse email institutionnelle
BP — Boîte postale
Nom du préfet — Utilisé dans les arrêtés signés par le préfet
Titre du préfet — Ex : "Le Préfet du Département de la Haute Sassandra"
Prix d'aliénation — Tarif officiel en FCFA/m²

5.3 Visuels

Ces éléments graphiques apparaissent dans les en-têtes des documents générés.

Armoirie — Blason ou armoiries de l'État. Formats : PNG, JPG, SVG. Max : 2 Mo.
Logo — Logo du ministère ou de la direction. Formats : PNG, JPG, SVG. Max : 2 Mo.
Signature scannée — Signature du responsable pour les documents officiels. Formats : PNG, JPG, SVG. Max : 2 Mo. Fond transparent recommandé.

⚠️ Utilisez des images de bonne résolution pour les documents imprimés (minimum 150 DPI). Préférez le format PNG avec fond transparent pour les logos et signatures.

5.4 Textes légaux

Pied de page — Texte affiché en bas de chaque document généré (adresse, contacts, etc.).
Mention légale — Texte de conformité légale affiché dans le système.

5.5 Contact support technique

Ces informations sont affichées dans le formulaire de support accessible aux utilisateurs lorsqu'ils rencontrent un problème technique.

Nom du responsable technique — Personne à contacter en cas de problème
Email support — Adresse email du support technique
Téléphone support — Numéro direct du support

ℹ️ Toutes les modifications des paramètres de la Direction sont enregistrées dans le journal d'audit avec l'identité de l'administrateur ayant effectué le changement.

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Référentiels

Les référentiels sont les listes de valeurs utilisées dans les formulaires du système (types, statuts, usages, etc.). Ils permettent de standardiser la saisie et d'assurer la cohérence des données.

6.1 Types de référentiels disponibles

Types de lotissement

Statuts de lot

Usages de lot

Types de pièce d'identité

Types de mutation

Types d'infraction

Communes

Quartiers / Villages

6.2 Ajouter une entrée

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Sélectionner le type de référentiel

Dans le menu déroulant ou la liste latérale, choisissez le référentiel à modifier.

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Cliquer sur "Nouvelle entrée"

Le formulaire d'ajout s'ouvre en bas de la liste ou dans une modale.

3

Saisir le libellé

Le libellé doit être unique pour ce type de référentiel. Il est utilisé automatiquement comme code interne — aucun champ "code" séparé n'est nécessaire.

4

Activer / Désactiver l'entrée

Le toggle "Actif" détermine si l'entrée apparaît dans les listes de sélection des formulaires. Une entrée inactive est conservée dans les données historiques.

5

Enregistrer

Cliquez sur "Enregistrer". L'entrée est immédiatement disponible dans les formulaires concernés.

6.3 Règles importantes

🚫 Il n'est pas possible de supprimer un référentiel s'il est utilisé dans des données existantes. Dans ce cas, désactivez-le plutôt que de le supprimer — il restera visible dans les enregistrements historiques mais n'apparaîtra plus dans les formulaires.

Le libellé est sensible à la casse lors de la vérification des doublons
Les entrées désactivées n'apparaissent pas dans les listes de saisie
Les entrées désactivées restent visibles dans les enregistrements qui les utilisent déjà
Toute modification est tracée dans le journal d'audit

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Journal d'audit

Le journal d'audit enregistre toutes les actions effectuées dans le système. Il est essentiel pour la conformité réglementaire, la détection d'anomalies et le suivi des modifications de données sensibles.

📸 Le journal s'affiche sous forme de tableau paginé avec des filtres en haut : période (du/au), utilisateur, type d'action, entité. Un bouton "Exporter CSV" permet d'extraire les données filtrées.

7.1 Colonnes du journal

Colonne	Description
Date / Heure	Horodatage précis de l'action (format JJ/MM/AAAA HH:MM:SS).
Utilisateur	Nom et email de l'utilisateur ayant effectué l'action.
Action	Type d'opération : Création, Modification, Suppression, Consultation, Connexion, Import.
Entité	Module ou objet concerné (ex : Lot, Propriétaire, Utilisateur, Paramètres, ACD…).
Détails	Informations complémentaires : identifiant de l'enregistrement, valeurs avant/après modification.

7.2 Cas d'utilisation

Retracer qui a modifié une fiche propriétaire ou un lot
Vérifier les connexions suspectes ou accès en dehors des heures ouvrées
Contrôler les imports en masse et identifier les erreurs
Prouver la conformité lors d'audits administratifs externes
Récupérer les valeurs d'un enregistrement avant une suppression accidentelle

7.3 Caractéristiques de sécurité

🔒 Le journal d'audit est en lecture seule pour tous les utilisateurs, y compris les administrateurs. Il ne peut pas être modifié, filtré à posteriori ou supprimé depuis l'interface. Cette protection garantit l'intégrité de la piste d'audit.

ℹ️ Pour des raisons de conformité ou d'archivage, utilisez la fonction "Exporter CSV" pour extraire et conserver une copie du journal sur une période donnée (mensuelle ou trimestrielle recommandée).